Dokumentendigitalisierung
DIGITALISIERUNG UND ELEKTRONISCHE AUFZEICHNUNG VON RECHNUNGEN UND ZUGEHÖRIGEN DOKUMENTEN
Die Digitalisierung von Dokumenten und die elektronische Genehmigung ermöglichen es Ihnen, ein effizientes Unternehmenssystem zur Verwaltung, Verteilung, gemeinsamen Nutzung und Archivierung von Dokumenten zu schaffen. Dieser Service spart Ihnen finanzielle Mittel, die Sie an anderer Stelle effizienter nutzen können.
VORTEILE DER DIGITALISIERUNG UND DES GENEHMIGUNGSPROZESSES
- Einsparung von Kosten für Lagerung, Druck und häufiges Kopieren
- Reduzierung des Risikos von Beschädigung, Verlust oder Diebstahl von Belegen
- Automatische Weiterleitung für den Genehmigungsprozess
- Genehmigung von überall (auch von zu Hause)
- Automatische Erfassung von Rechnungen im Buchhaltungssystem
- Zugriff nur für berechtigte Nutzer, 24 Stunden am Tag
- Vermeidung von doppelten Zahlungen
- Einfaches Suchen und Teilen für mehrere Benutzer gleichzeitig
- Digitalisierung bedeutet die Umwandlung von Firmendokumenten in elektronische Form.
Die Digitalisierung gehört heute zu den sehr gefragten Dienstleistungen, die Ihnen garantieren, dass Dokumente leicht auffindbar sind, nur berechtigten Personen zugänglich sind, nie beschädigt werden und ihre Lesbarkeit unbegrenzt lange behalten.
Wenn Sie über die Elektronisierung von Dokumenten nachdenken, bereiten wir Ihnen gerne ein Beispiel der Digitalisierung vor, mit der Möglichkeit, ein elektronisches Genehmigungssystem und die Nutzung eines elektronischen Archivs direkt an Ihren Dokumenten zu verwenden. Wir zeigen Ihnen die Möglichkeiten der Sicherung und des Teilens von Dokumenten und vieles mehr.
Die Zeit, die Sie bisher mit der Ablage von Belegen in Ordnern, dem erneuten Suchen im Archiv, dem Scannen oder Kopieren und dem Auffinden entliehener Originale verbracht haben, können Sie nun Ihren geschäftlichen Aktivitäten widmen.
PREISLISTE FÜR DIE DIGITALISIERUNG VON DOKUMENTEN
ABLAUF DER DIGITALISIERUNG VON DOKUMENTEN
1. ÜBERNAHME DER DOKUMENTE VOM KUNDEN
Alle eingereichten Dokumente, einschließlich Anhängen (Lieferscheine, Ergänzungen usw.), werden von uns übernommen, verarbeitet und im Archiv abgelegt.
2. DIGITALISIERUNG VON DOKUMENTEN - SCANNEN UND UMSETZUNG IN ELEKTRONISCHE FORM
Die eingereichten Dokumente werden vorbereitet, auf eventuelle Duplikate überprüft und mit einem Barcode versehen, der zur Aufteilung der Chargen in einzelne Dateien und zur Identifikation des gescannten Dokuments im System dient. Anschließend werden die Dokumente gescannt und mittels Software in digitale Form umgewandelt.
Nach Abschluss des Scannens werden die Dokumente automatisch von der Software Doris übernommen, um die Daten zu erkennen und den Umwandlungsprozess in elektronische Form abzuschließen.
In diesem Schritt werden alle notwendigen Informationen aus der Rechnung extrahiert, wie z. B. Rechnungsnummer, variabler Symbol, Datum, Währung, Betrag, einzelne Posten. Dieser Prozess verhindert Tippfehler und andere Fehler.
Gleichzeitig werden die Dokumente im elektronischen Archiv Optaris gespeichert.
3. WORKFLOW - MEHRSTUFIGES GENEHMIGUNGSSYSTEM
Das System zeichnet automatisch die gesamte Historie der durchgeführten Änderungen am Dokument auf. Im Workflow wird genau festgehalten, wann das Dokument ins System hochgeladen wurde, wer und wann das Dokument genehmigt hat, wer es gebucht hat, wann es bezahlt und wann es in das Buchhaltungsprogramm übertragen wurde. Mit dem Workflow behalten Sie den perfekten Überblick.
Mit dem Genehmigungssystem Workflow werden die Dokumente automatisch an die einzelnen Genehmiger weitergeleitet. Die Genehmigung erfolgt in der Umgebung eines Webbrowsers, sodass alle Operationen innerhalb des Firmenintranets oder auch außerhalb des Büros über eine Internetverbindung durchgeführt werden können.
Die Einstellungen der Genehmiger können nach Kostenstellen, Betragshöhe, Auftragsnummer oder einer Kombination dieser Aspekte erfolgen.
Den einzelnen Genehmigern wird eine Benachrichtigung per E-Mail über ein zur Genehmigung bereitstehendes Dokument gesendet. Die Genehmiger können im Workflow die Rechnung im PDF-Format einsehen, einen Kommentar oder Anhang hinzufügen und die Rechnung anschließend genehmigen oder ablehnen. Im Falle der Abwesenheit eines Genehmigers kann leicht ein Stellvertreter eingestellt werden.
4. DATENÜBERTRAGUNG IN DAS BUCHHALTUNGSPROGRAMM
Am Ende des Genehmigungsprozesses kann dieses Dokument einfach direkt in Ihr Buchhaltungsprogramm übertragen werden. Es ist nicht notwendig, es erneut manuell einzugeben. Mit Hilfe einer Transformationsvorlage kann der automatische Transfer genehmigter Dokumente eingerichtet werden.
5. ARCHIVSYSTEM OPTARIS
Optaris ermöglicht eine einfache und sichere Speicherung Ihrer Dokumente. Die Suche im Archiv erfolgt über einen beliebigen Webbrowser oder innerhalb des Firmenintranets. Die Arbeit mit dem Archiv ist sehr komfortabel und bietet ein breites Spektrum an Suchmöglichkeiten nach verschiedenen Attributen, einschließlich der Volltextsuche. Das Dokument kann leicht ausgedruckt oder elektronisch versendet werden. Das Archivsystem und die Benutzeroberfläche unterstützen eine mehrsprachige Umgebung.
